Generalforsamlingen er aksjeselskapets øverste organ, hvor aksjonærene utøver sin eiermakt. Å gjennomføre en generalforsamling krever nøye planlegging og overholdelse av aksjelovens regler. Denne artikkelen gir en steg-for-steg guide til hvordan man gjennomfører en generalforsamling i et aksjeselskap.
1. Innkalling
Generalforsamlingen innkalles av styret. Innkallingen skal sendes til alle aksjeeiere med kjent adresse senest én uke før møtet, med mindre vedtektene bestemmer en lengre frist.
Aksjeloven § 5-10:
(1) Styret skal sørge for at generalforsamling blir holdt.
(2) Innkalling til generalforsamling skal skje skriftlig til alle aksjeeiere med kjent adresse.
(3) Innkallingen skal tidligst skje seks uker og senest én uke før generalforsamlingen, med mindre vedtektene bestemmer en lengre frist.
Innkallingen skal inneholde:
- Tid og sted for møtet
- Sakslisten (de sakene som skal behandles)
- Eventuelle forslag til vedtektsendringer
2. Forberedelser
Før generalforsamlingen må styret forberede sakspapirene. Disse skal inneholde all relevant informasjon om sakene som skal behandles. Styret bør også forberede et forslag til dagsorden.
3. Gjennomføring av møtet
Generalforsamlingen ledes av styrets leder, eller en annen person valgt av generalforsamlingen. Møtet skal protokollføres.
Aksjeloven § 5-11:
(1) Styrets leder skal lede generalforsamlingen dersom ikke generalforsamlingen velger en annen møteleder.
(2) Det skal føres protokoll fra generalforsamlingen.
Under møtet behandler generalforsamlingen sakene på sakslisten. Aksjonærene har rett til å stille spørsmål og fremme forslag. Avstemninger gjennomføres vanligvis ved håndsopprekning, men skriftlig avstemning kan kreves.
4. Protokoll
Protokollen fra generalforsamlingen skal underskrives av møtelederen og minst én annen person valgt av generalforsamlingen. Protokollen skal sendes til alle aksjeeiere.
Aksjeloven § 5-12:
(1) Protokollen fra generalforsamlingen skal underskrives av møtelederen og minst ett annet medlem valgt av generalforsamlingen.
(2) Protokollen skal sendes til samtlige aksjeeiere.
Typer generalforsamlinger
Ordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling skal avholdes hvert år innen seks måneder etter regnskapsårets slutt. På den ordinære generalforsamlingen behandles blant annet:
- Godkjennelse av årsregnskapet
- Valg av styre
- Beslutning om utbytte
Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan innkalles når som helst når styret eller et mindretall av aksjonærene krever det.
Elektronisk generalforsamling
Generalforsamlingen kan avholdes elektronisk dersom vedtektene tillater det.
Aksjeloven § 5-9:
(1) Generalforsamlingen kan holdes ved elektroniske hjelpemidler dersom vedtektene åpner for det.
Forenklet generalforsamling
I aksjeselskaper med få aksjonærer kan det avholdes forenklet generalforsamling. Dette innebærer at generalforsamlingen kan treffe beslutninger uten fysisk møte, for eksempel ved skriftlig behandling.
Aksjeloven § 5-8:
(1) I et aksjeselskap hvor alle aksjeeierne samtykker til det, kan generalforsamlingen treffe beslutninger uten møte.
Oppsummering
Generalforsamlingen er et viktig organ i aksjeselskapet. Det er viktig å følge aksjelovens regler for innkalling, forberedelser og gjennomføring av generalforsamlingen. Ved å følge denne guiden kan du sikre at generalforsamlingen gjennomføres på en korrekt og effektiv måte.